Wij zoeken per 1 juni voor een klein bureau (2 personen) van de brancheorganisatie voor collectieve rechtenorganisaties VOI©E te Den Haag een parttime (24 – 28 uur) management assistent ter ondersteuning van directeur en bestuur met beleidsondersteunende werkzaamheden. Flexibele beschikbaarheid en deels op afstand werken behoort tot de mogelijkheden.
Secretariaatswerkzaamheden:
- plannen en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten / evenementen
- notuleren van bestuursvergaderingen en andere verslagen maken
- beheer van diverse mailboxen
- coördineren van financiële - en ledenadministratie
- agendabeheer, telefoon, bezoek ontvangen, bijeenkomsten op kantoor verzorgen
Beleidsondersteuning en communicatietaken:
- websites up-to-date houden
- interne en externe nieuwsvoorziening (wekelijkse elektronische nieuwsbrief maken en ad hoc intern nieuwsbulletin verzorgen)
- publieksvragen beantwoorden over auteursrecht (e-mail vragenservice)
- ondersteuning bij opstellen van rapporten en jaarverslagen
Facilitaire taken:
- contactpersoon voor externe (IT-) leveranciers en financiële administratie
- inkoop van kantoorartikelen en -voorraden
- regelen van catering (vergaderlunches) en/of externe locaties
Competenties:
- zelfstandig, proactief en georganiseerd kunnen werken
- je zet je graag in voor de belangen van de creatieve sector
- je verwerft snel inzicht in de complexe organisatorische en functionele verhoudingen en weet hoe je hierin efficiënt en klantgericht kunt functioneren
- hands-on mentaliteit, bereidheid ad hoc zaken op kantoor op te pakken en uit te voeren
- handigheid met MS pakket, het onderhouden van websites (DNN platform) en het maken van elektronische nieuwsbrieven
- basiskennis over auteursrecht dan wel enthousiasme om je hierin te verdiepen
- goede beheersing van het Nederlands en bij voorkeur Engels
Voor sollicitaties of voor meer informatie over de functie graag reageren naar
m.frequin@voice-info.nl.