Verslag van het VOI©E bestuur - 2022

De vereniging draagt de naam: VOI©E – Vereniging van Organisaties die Intellectueel eigendom Collectief Exploiteren.

VOI©E stelt zich ten doel het begrip in de samenleving voor de collectieve uitoefening van het auteursrecht, daaronder begrepen de naburige rechten, te vergroten en te versterken. Samen met Stichting Federatie Auteursrechtbelangen, organisatie voor auteursrecht en naburige rechten (hierna: “Federatie Auteursrechtbelangen”) bevordert zij de samenwerking met organisaties van makers, uitvoerende kunstenaars, uitgevers en producenten die deel uitmaken van beide organisaties. VOI©E financiert de activiteiten van de in Den Haag gevestigde Federatie Auteursrechtbelangen.

De leden van VOI©E hanteren de Governance Code CBO’s, maar deze is niet goed toepasbaar op VOI©E als branchevereniging omdat VOI©E geen CBO is. Dat geldt ook voor de Governance Code Cultuur omdat VOI©E geen culturele instelling is, maar de principes van deze code dienen wel als leidraad voor de navolgende verantwoording van de governance door de vereniging.

Leden kunnen uitsluitend CBO’s zijn die werkzaam zijn in Nederland, die het CBO- Keurmerk voor hun activiteiten mogen voeren en die door de vereniging als zodanig zijn aanvaard.

De leden worden – op bindende voordracht van de leden - in het Algemeen Bestuur vertegenwoordigd op het hoogste uitvoerend niveau en in de Algemene vergadering door de voorzitters van het orgaan met de toezichthoudende functie, in geval van Vereniging Buma en Stichting Stemra door de voorzitter van de Raad van Bestuur. Ten minste eenmaal per jaar komen de voorzitters van de organen met de toezichthoudende functie bijeen zonder bijzijn van de leidinggevenden van de CBO’s.

Het functioneren van bestuur en algemene vergadering en de rol van de voorzitters van de organen met de toezichthoudende functie, mede in relatie tot de Federatie Auteursrechtbelangen, worden regelmatig geëvalueerd.

De algemene vergadering benoemt de onafhankelijke voorzitter van de vereniging. Sinds 1 januari 2019 wordt die functie bekleed door de heer F. Teeven. De heer Teeven is door de Algemene ledenvergadering op 15 juni 2021 herbenoemd voor een termijn van drie jaar, tot 1 januari 2025.

Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging. Het bestuur zorgt voor de uitvoering van de besluiten die in de algemene vergadering zijn genomen en draagt zorg voor de nakoming van de statuten, het huishoudelijk reglement en andere reglementen, de CBO-Keurmerkcriteria, en/of besluiten en/of overeenkomsten.

Voorzitter, vicevoorzitter en penningmeester besluiten over alle zaken betreffende de dagelijkse leiding van het VOI©E-bureau. Zij dragen ook zorg voor periodieke evaluatie van het functioneren van de directeur.

De onafhankelijke voorzitter waakt voor belangenverstrengeling, bovendien worden wezenlijke besluiten op grond van de statuten door de algemene vergadering genomen met gekwalificeerde meerderheid.

In het verslagjaar is naar het oordeel van de voorzitter geen sprake geweest van (vermeende) ongewenste belangenverstrengeling en heeft de directie naar behoren gefunctioneerd.

De directeur geeft leiding aan het stafbureau en draagt verantwoordelijkheid voor de dagelijkse gang van zaken. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor de voorbereiding en/of uitvoering van bestuursbesluiten. In het verslagjaar waren twee werknemers, waaronder de directeur, in dienst. Het stafbureau verzorgt ook de ondersteunende activiteiten voor de Federatie Auteursrechtbelangen en VOI©E heeft mede daartoe een overeenkomst van opdracht met de algemeen secretaris van de Federatie Auteursrechtbelangen.

Het bestuur gaat zorgvuldig en verantwoord om met de mensen en de middelen van de vereniging.

Het bestuur houdt in het kader van risicobeheer een reserve aan om de continuïteit van de vereniging te waarborgen bij onverwachte tegenvallers.

De risico’s voor de vereniging en zijn leden zijn beperkt en als volgt in kaart gebracht. De baten van de vereniging bestaan uitsluitend uit de contributiebijdragen van de leden. Het grootste risico voor de vereniging is dan ook opzegging. Opzegging van een van de twee grootste leden (samen 51% van de baten) zal waarschijnlijk leiden tot opheffing van de vereniging, maar dat zal ook gelden indien een aantal kleinere leden zou opzeggen. Opzegging door een lid kan plaatsvinden tegen het einde van het kalenderjaar, zulks met inachtneming van een termijn van ten minste drie maanden.

Indien dit leidt tot opheffing van de vereniging zal een groot deel van de vaste lasten (meer dan 70% zijn personeelslasten) nog een kalenderjaar doorlopen (maximale risico tussen de 250.000 en 300.000 euro). Het VOI©E-bestuur heeft gekozen voor een beperkte continuïteitsreserve van 25% van de vaste lasten (circa 130.000 euro) en heeft in het huishoudelijk reglement de bepaling opgenomen dat in geval van beëindiging van activiteiten de leden gezamenlijk voor de afwikkeling zullen zorgen.

Dat is ook besloten voor het risico dat langdurig verzuim kan optreden. VOI©E is eigen risicodrager. Het is denkbaar dat VOI©E in een voorkomend geval iemand moet gaan inhuren als opvang vanuit het bureau of via het ‘lenen’ van menskracht van leden niet mogelijk is, maar dan zullen de leden zorgen voor de financiële ruimte als het eigen vermogen niet toereikend mocht zijn.

Wat de uitgaven betreft, werkt de vereniging met een jaarlijkse kostendekkende begroting. De directeur heeft een beperkte volmacht tot het afsluiten van verbintenissen en het doen van betalingen tot € 10.000, met dien verstande dat voor betalingen aan de directeur zelf en voor betalingen die niet voorzien zijn in de begroting voorafgaande toestemming nodig is van de voorzitter, vicevoorzitter of (doorgaans) de penningmeester. Betalingen verlopen via een autorisatieprocedure via de financiële administratie die is uitbesteed aan Buma/Stemra.

Binnen de begroting is € 10.000 gebudgetteerd voor onvoorziene uitgaven. Daarnaast biedt de aangehouden continuïteitsreserve voldoende middelen om tussentijdse besluiten tot het maken van ten tijde van de vaststelling van de begroting onvoorziene uitgaven gedurende het jaar te kunnen opvangen.

Wat betreft de interne beheersing zijn ter waarborging van de continuïteit, naast beschrijvingen van het office management en IT-infrastructuur, procesbeschrijvingen beschikbaar voor inkopen, betalingsverkeer, salarisadministratie en inkomsten.

De contributie voor het volgende kalenderjaar wordt door de Algemene Ledenvergadering in de najaarsvergadering van het lopende kalenderjaar bepaald op basis van een goedgekeurde begroting.

Naast de VOI©E-lasten, worden via de contributieregeling ook de zogenaamde collectieve bestedingen gefinancierd, die onder auspiciën van de Federatie Auteursrechtbelangen staan, waaronder voorlichting en collectieve handhaving.

In het verslagjaar is gewerkt aan een alternatieve contributieberekening, waarover in 2023 een besluit wordt genomen.

In 2022 kwam het Algemeen Bestuur van VOI©E viermaal bijeen. Daarvan werd twee keer gecombineerd vergaderd met de algemene vergadering. Door de versoepeling van de Covid-19 maatregelen konden alle vergaderingen weer op locatie in Den Haag plaatsvinden, met uitzondering van de jaarlijkse algemene vergadering waarin de leden uitsluitend door de voorzitters worden vertegenwoordigd.

In de Algemene ledenvergadering in december is besloten per 1 januari 2023 te stoppen met het CBO-Keurmerk. Dit besluit volgt op de – onverwachte – beslissing van het CvTA om het keurmerk geen rol te laten spelen in zijn beleids- en toetsingskader. De VOI©E- leden betreuren dit omdat het keurmerk een goed instrument had kunnen zijn voor een efficiëntere toetsingspraktijk en een beperking van administratieve lasten.

Tot en met 2022 verkregen CBO’s het CBO-keurmerk als ze aan strikte voorwaarden voldeden na een onafhankelijke jaarlijkse toetsing en een bindend besluit door het Keurmerkinstituut. In 2022 waren alle VOI©E-leden gerechtigd het certificaat te voeren. De Keurmerkcriteria zijn tot stand gekomen op advies van de Commissie van Belanghebbenden (bestaande uit vertegenwoordigers van rechthebbenden, CBO’s en bedrijfsleven). Ook het College van Toezicht collectief beheer Auteursrecht en naburige rechten (CvTA) had een adviserende rol en was toehoorder bij bijeenkomsten van de Commissie van Belanghebbenden.

Sinds 2021 onderschrijven de leden de VOI©E Governance Code CBO’s.

Het besluit inzake de betrouwbaarheids- en geschiktheidstoets voor bestuur en toezichthouders van Buma/Stemra en Sena, onderdeel van de op 1 januari 2021 in werking getreden gewijzigde Wet Toezicht collectief beheer, is per 1 juli 2022 van kracht geworden. VOI©E nam in 2022 deel aan zogenaamde stakeholders dialogen op initiatief van OCW tussen cultureel erfgoedinstellingen en betrokken CBO’s en organisaties van rechthebbenden over verruimde licenties voor het digitaliseren en online beschikbaar stellen van werken die niet (meer) in de handel zijn.

VOI©E nam ook in 2022, samen met de andere platforms van de Federatie Auteursrechtbelangen, deel aan het kwartaaloverleg met de bij auteursrecht en naburige rechten betrokken beleidsambtenaren van de ministeries van J&V, EZK en OCW. Belangrijke gespreksonderwerpen waren de evaluatie van het auteurscontractenrecht, in het bijzonder het filmcontractenrecht, de reparatie van het RAAP-PPI arrest in het belang van naburig rechthebbenden, de implementatie van de Digital Services Act, de invulling van artikel 17 auteursrechtrichtlijn en de evaluatie van de richtlijn collectief beheer.

Relatie met het College van Toezicht Auteursrechten (CvTA)

Met het CvTA is in het verslagjaar overleg gevoerd over meer efficiency en verlichting van het toezicht in relatie tot zelfregulering. In het kader van kostennormering zijn de kengetallen in de periodieke rapportage aan het CvTA uitgebreid. In het verslagjaar heeft VOI©E gewerkt aan het meer inzichtelijk maken van de belangrijkste collectieve geldstromen; een demoversie is in 2022 goed ontvangen door de VOI©E-leden en het CvTA. Het streven is om in 2023 het project te hebben afgerond.

Voorts is overleg gevoerd over het begrotingsbeleid van het CvTA.

Door goede procedures en kwaliteitsverbeteringen is het aantal klachten bij CBO’s zeer gering. In 2022 zijn geen geschillen in behandeling genomen. De commissie is wel door de rechter ingeschakeld om een in een procedure een deskundigenadvies uit te brengen. In de twaalf jaar dat de Geschillencommissie Auteursrechten bestaat zijn er slechts drie uitspraken gedaan. Tweemaal heeft de Geschillencommissie op verzoek van de rechter een deskundigenbericht opgesteld ten behoeve van een zaak over de billijkheid van de hoogte van een vergoeding.

Het aanwijzingsbesluit geschillencommissie auteursrechten zakelijk voor geschillen tussen Buma en online muziekaanbieders is op 1 april 2022 in werking getreden.

VOI©E is met VNO-NCW / MKB Nederland een geactualiseerde en met vier jaar verlengde vergoedingsregeling voor diensten van brancheorganisaties overeengekomen (tot en met 31 december 2026).

Sena heeft met de Commissie Auteursrecht van VNO-NCW / MKB Nederland (CAR) een akkoord bereikt over een tijdelijke toeslag op de tarieven vanwege de uitbreiding met

o.a. het Amerikaanse repertoire. Sena en de CAR trekken samen op om dit gevolg van het RAAP/PPI-arrest door de Europese Commissie te laten repareren.

De wekelijkse nieuwsbrief VOI©Email was, naast de periodiek verschijnende interne nieuwsbrief Nieuws van het Lange Voorhout, ook in 2022 een door leden en externe relaties gewaardeerde nieuwsvoorziening.

De VOI©E-leden dragen zorg voor de financiering en het bureau is belast met de uitvoering van voorlichtingsactiviteiten die onder auspiciën van de Federatie Auteursrechtbelangen plaatsvinden.

Voorlichting is ook een statutaire hoofdtaak van VOI©E. Belangrijk onderdeel is het onderwijsprogramma dat samen met onder meer KlasseTV en Nieuwsbegrip verder wordt uitgebouwd. In juli 2021 heeft EUIPO een subsidie van € 60.000 toegekend voor de ontwikkeling van een campagne om met behulp van twee bekende influencers via social media het onderwijspakket verder onder de aandacht te brengen. Deze campagne is in het voorjaar van 2022 uitgevoerd en qua bereik onder docenten en leerlingen basisonderwijs een groot succes gebleken.

Naast de jaarlijkse cursus auteursrecht in de praktijk en een bijeenkomst over de organisatie van de rechtensector en lobby, heeft VOI©E in samenwerking met crmLiNK.een basiscursus good governance ontwikkeld voor (potentiële) leden van toezichthoudende organen bij de CBO’s. In 2022 zijn de eerste drie groepen cursisten gecertificeerd.

De Federatie Auteursrechtbelangen heeft in 2020 het Steunfonds Rechtensector opgericht om makers te steunen door de totstandbrenging van (nieuwe) werken in de door de coronamaatregelen zwaar getroffen creatieve sector te stimuleren.

De aan het steunfonds deelnemende CBO’s (Buma, Sena, Lira, Vevam, Pictoright en Norma) hadden hiervoor 5 miljoen euro beschikbaar gesteld.

Dit bedrag is door de minister van OCW verdubbeld naar 10 miljoen euro.

De organisatie van het steunfonds verloopt via VOI©E. De doeltreffendheid van de door de CBO’s uitgevoerde projecten was aanleiding voor de minister van OCW om in 2021 extra steun van 10 miljoen euro aan het Steunfonds Rechtensector toe te zeggen.

In april 2022 is opnieuw een bedrag van 10 miljoen euro door OCW ter beschikking gesteld aan het steunfonds. De uitvoering van de gesteunde projecten is in het verslagjaar in volle gang. De verantwoording zal plaatsvinden in 2023.

De VOI©E-contributie bedroeg in 2022 € 503.000. De bijdrage collectieve bestedingen 2022, die op basis van de incasso- en verdelingssystematiek via de VOI©E- contributieregeling wordt verdeeld, bedroeg € 1.287.441. De totale bijdrage aan VOI©E in 2022 kwam daarmee op € 1.790.441.

De stand van de reserve per 31 december 2022 bedraagt € 142.009.

Aan de hand van de grootste continue baten en lasten wordt via een verkorte begroting een vooruitblik op 2023 gegeven.

Eind 2018 hebben de Federatie Auteursrechtbelangen en VOI©E besloten alle collectieve activiteiten, inclusief bureaukosten Federatie, voor vijf jaar (2019 – 2023) te financieren via de contributieregeling van VOI©E. Verder gaat het hier om de bijdragen aan Platform Makers en stichting BREIN, het communicatieplan van de Federatie en de Geschillencommissie Auteurscontractenrecht op basis van jaarlijks goed te keuren begrotingen voor deze collectieve bestedingen. In 2022 heeft een werkgroep een alternatieve bijdrageregeling uitgewerkt die in 2023 aan de leden ter besluitvorming wordt voorgelegd.