Doelstelling VOI©E
De vereniging draagt de naam: VOI©E – Vereniging van Organisaties die Intellectueel eigendom Collectief Exploiteren.
VOI©E stelt zich ten doel het begrip in de samenleving voor de collectieve uitoefening van het auteursrecht, daaronder begrepen de naburige rechten, te vergroten en te versterken. Samen met Stichting Federatie Auteursrechtbelangen, organisatie voor auteursrecht en naburige rechten (hierna: “Federatie Auteursrechtbelangen”) bevordert zij de samenwerking met organisaties van makers, uitvoerende kunstenaars, uitgevers en producenten die deel uitmaken van beide organisaties. VOI©E financiert de activiteiten van de in Den Haag gevestigde Federatie Auteursrechtbelangen.
Goed bestuur
De leden van VOI©E hanteren de Governance Code CBO’s die met ingang van 1 januari 2021 in werking is getreden, maar deze is niet goed toepasbaar op VOI©E als branchevereniging omdat VOI©E geen CBO is. Dat geldt ook voor de Governance Code Cultuur omdat VOI©E geen culturele instelling is, maar de principes van deze code dienen wel als leidraad voor de navolgende verantwoording van de governance door de vereniging.
Leden kunnen uitsluitend CBO’s zijn die werkzaam zijn in Nederland, die het CBO- Keurmerk voor hun activiteiten mogen voeren en die door de vereniging als zodanig zijn aanvaard.
De leden worden – op bindende voordracht van de leden – in het Algemeen Bestuur vertegenwoordigd op het hoogste uitvoerend niveau en in de Algemene vergadering door de voorzitters van het orgaan met de toezichthoudende functie, in geval van Vereniging Buma en Stichting Stemra door de voorzitter van de Raad van Bestuur. Ten minste eenmaal per jaar komen de voorzitters van de organen met de toezichthoudende functie bijeen zonder bijzijn van de leidinggevenden van de CBO’s.
Het functioneren van bestuur en algemene vergadering en de rol van de voorzitters van de organen met de toezichthoudende functie, mede in relatie tot de Federatie Auteursrechtbelangen, worden regelmatig geëvalueerd.
De algemene vergadering benoemt de onafhankelijke voorzitter van de vereniging. Sinds 1 januari 2019 wordt die functie bekleed door de heer F. Teeven. De heer Teeven is door de Algemene ledenvergadering op 15 juni 2021 herbenoemd voor een termijn van drie jaar, tot 1 januari 2025.
Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging. Het bestuur zorgt voor de uitvoering van de besluiten die in de algemene vergadering zijn genomen en draagt zorg voor de nakoming van de statuten, het huishoudelijk reglement en andere reglementen, de CBO-Keurmerkcriteria, en/of besluiten en/of overeenkomsten.
Voorzitter, vicevoorzitter en penningmeester besluiten over alle zaken betreffende de dagelijkse leiding van het VOI©E-bureau. Zij dragen ook zorg voor periodieke evaluatie van het functioneren van de directeur.
De onafhankelijke voorzitter waakt voor belangenverstrengeling, bovendien worden wezenlijke besluiten op grond van de statuten door de algemene vergadering genomen met gekwalificeerde meerderheid.
In het verslagjaar is naar het oordeel van de voorzitter geen sprake geweest van (vermeende) ongewenste belangenverstrengeling en heeft de directie naar behoren gefunctioneerd.
De directeur geeft leiding aan het stafbureau en draagt verantwoordelijkheid voor de dagelijkse gang van zaken. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor de voorbereiding en/of uitvoering van bestuursbesluiten. In het verslagjaar waren twee werknemers, waaronder de directeur, in dienst.
Het stafbureau verzorgt ook de ondersteunende activiteiten voor de Federatie Auteursrechtbelangen en VOI©E heeft mede daartoe een overeenkomst van opdracht met de algemeen secretaris van de Federatie Auteursrechtbelangen.
De directeur heeft een beperkte volmacht tot het afsluiten van verbintenissen en het doen van betalingen tot € 10.000, met dien verstande dat voor betalingen aan de directeur zelf en voor betalingen die niet voorzien zijn in de begroting voorafgaande toestemming nodig is van de voorzitter, vicevoorzitter of (doorgaans) de penningmeester. Betalingen verlopen via een autorisatieprocedure via de financiële administratie die is uitbesteed aan Buma/Stemra.
Het bestuur gaat zorgvuldig en verantwoord om met de mensen en de middelen van de vereniging. Het bestuur houdt in het kader van risicobeheer een reserve aan om de continuïteit van de vereniging te waarborgen bij onverwachte tegenvallers.
Voornaamste risico voor de vereniging is het behoud van de financierende leden. Opzegging door een lid kan slechts plaatsvinden tegen het einde van het kalenderjaar, zulks met inachtneming van een termijn van ten minste drie maanden.
In het verslagjaar heeft Stichting Pictoright het lidmaatschap opgezegd met ingang van 2022. Deze opzegging heeft geleid tot een lichte verschuiving in de verdeling van de contributie voor het volgende kalenderjaar. Deze wordt door de Algemene Ledenvergadering in de najaarsvergadering van het lopende kalenderjaar bepaald op basis van een goedgekeurde begroting. De opzegging door Pictoright vormt aanleiding voor een grondige discussie in het bestuur over het stellen van nadere voorwaarden aan de opzegging van het lidmaatschap met betrekking tot aangegane verplichtingen.
Daarnaast wordt een voorstel bestudeerd voor een alternatieve contributieberekening die de drempel voor lidmaatschap van met name kleinere CBO’s zou kunnen verlagen.
Besluitvorming hierover wordt voorzien in de Algemene ledenvergadering in december 2022.
Het VOI©E-bestuur kiest voor een continuïteitsreserve van 25% van de vaste lasten en heeft in het huishoudelijk reglement de bepaling opgenomen dat in geval van beëindiging van activiteiten de leden gezamenlijk voor de afwikkeling zullen zorgen.
Wat betreft de interne beheersing zijn ter waarborging van de continuïteit, naast beschrijvingen van het office management en IT-infrastructuur, procesbeschrijvingen beschikbaar voor inkopen, betalingsverkeer, salarisadministratie en inkomsten.
Bestuursvergaderingen en algemene vergaderingen
In 2021 kwam het Algemeen Bestuur van VOI©E viermaal bijeen. Daarvan werd twee keer gecombineerd vergaderd met de algemene vergadering. Met uitzondering van de jaarlijkse algemene vergadering waarin de leden uitsluitend door de voorzitters worden vertegenwoordigd, waren alle vergaderingen als gevolg van de Covid-19 maatregelen online.
CBO-Keurmerk en Governance code
CBO’s verkrijgen het CBO-keurmerk als ze aan strikte voorwaarden voldoen na een onafhankelijke jaarlijkse toetsing en een bindend besluit door het Keurmerkinstituut. In 2021 waren alle VOI©E-leden gerechtigd het certificaat te voeren.
De Keurmerkcriteria komen tot stand op advies van de Commissie van Belanghebbenden (bestaande uit vertegenwoordigers van rechthebbenden, CBO’s en bedrijfsleven). Ook het College van Toezicht collectief beheer Auteursrecht en naburige rechten (CvTA) heeft een adviserende rol en is toehoorder bij bijeenkomsten van de Commissie van Belanghebbenden. De auditrapporten van het Keurmerkinstituut maken deel uit van het toezichtinstrumentarium van het CvTA.
Per 1 januari 2021 is de nieuwe Governance Code CBO’s die op 7 december 2020 door de algemene vergadering is vastgesteld in werking is getreden. Deze Code vervangt de Richtlijnen Goed Bestuur en Integriteit uit 2011. Een uit bestuurders en interne toezichthouders samengestelde commissie Bestuur & Verantwoording heeft hierover advies uitgebracht aan de algemene ledenvergadering. In het verslagjaar heeft de commissie verder gewerkt aan de evaluatie van de toetsing van zowel wettelijke als Keurmerkvereisten door resp. CvTA, Keurmerk-auditor of accountant.
In de Algemene ledenvergadering in december is besloten per 1 januari 2022 een herzien CBO-Keurmerk in te voeren. Met het CvTA wordt nog overlegd over de inbedding van het keurmerk in het beleids- en toetsingskader, alles in het kader van een efficiëntere toetsingspraktijk waarmee administratieve lasten kunnen worden beperkt, geen dubbelingen in controle en dus efficiënter intern en extern toezicht.
Wet- en regelgeving
Met ingang van 1 januari 2021 is de Wet Toezicht collectief beheer aangepast, waarmee enerzijds het toezicht op CBO’s is aangescherpt, maar anderzijds ook ruimte wordt geboden voor verlicht toezicht bij gebleken goede naleving van de wet. Het toezicht op tarieven, algemene voorwaarden en contracten met representatieve organisaties is verduidelijkt en sluit beter aan op de praktijk.
De aangepaste wet voorziet in medefinanciering van het toezicht (50%) door de onder toezicht gestelde CBO’s met ingang van 2021.
Het besluit inzake de betrouwbaarheids- en geschiktheidstoets voor bestuur en toezichthouders van Buma/Stemra en Sena zal per 1 juli 2022 van kracht worden. VOI©E nam in 2021 deel aan zogenaamde stakeholders dialogen op initiatief van OCW tussen cultureel erfgoedinstellingen en betrokken CBO’s en organisaties van rechthebbenden over verruimde licenties voor het digitaliseren en online beschikbaar stellen van werken die niet (meer) in de handel zijn.
VOI©E nam ook in 2021, samen met de andere platforms van de Federatie Auteursrechtbelangen, deel aan het kwartaaloverleg met de bij auteursrecht en naburige rechten betrokken beleidsambtenaren van de ministeries van J&V, EZK en OCW. Belangrijke gespreksonderwerpen waren de evaluatie van het auteurscontractenrecht, de reparatie van het RAAP-PPI arrest in het belang van naburig rechthebbenden, de Digital Services Act, de praktische invulling van artikel 17 auteursrechtrichtlijn en de evaluatie van de richtlijn collectief beheer. Twee Europese richtlijnen, over auteursrecht in de eengemaakte digitale markt en over online omroepdiensten, zijn beide per 7 juni 2021 in Nederlandse wetgeving omgezet.
Relatie met het College van Toezicht Auteursrechten (CvTA)Met het CvTA is in het verslagjaar overleg gevoerd over meer efficiency en verlichting van het toezicht in relatie tot zelfregulering en over een beter alternatief voor de wettelijke kostennormering dan het benchmarkproject dat niet de gewenste resultaten opleverde. Met het CvTA is daartoe een uitbreiding van kengetallen in de periodieke rapportage aan het CvTA afgesproken. Tevens zal VOI©E in 2022 gaan werken aan het meer inzichtelijk maken van de belangrijkste collectieve geldstromen. Voorts is overleg gevoerd over het begrotingsbeleid van het CvTA in verband met de doorbelasting van kosten aan de CBO’s.
Geschillencommissie Auteursrechten
Door goede procedures en kwaliteitsverbeteringen is het aantal klachten bij CBO’s zeer gering. In de elf jaar dat de Geschillencommissie Auteursrechten bestaat zijn er slechts drie uitspraken gedaan. Tweemaal heeft de Geschillencommissie op verzoek van de rechter een deskundigenbericht opgesteld ten behoeve van een zaak over de billijkheid van de hoogte van een vergoeding.
Over het aanwijzingsbesluit geschillencommissie auteursrechten zakelijk voor geschillen tussen Buma en online muziekaanbieders heeft VOI©E overleg gevoerd met de Commissie Auteursrecht van VNO-NCW / MKB Nederland (CAR). Deze aanwijzing was aanleiding voor een evaluatie en enkele praktische aanpassingen van het reglement.
De aanwijzing via een Koninklijk Besluit en het herziene reglement zijn op 1 april 2022 in werking getreden.
Relatie bedrijfsleven
VOI©E heeft in het verslagjaar overleg gevoerd met VNO-NCW over een eventueel lidmaatschap van de auteursrechtsector.
Doelstelling was dat het bedrijfsleven de sector erkent als ondernemende sector en haar beleid ten aanzien van auteursrecht niet beperkt tot de vergoedingen die door ondernemers aan CBO’s moeten worden betaald voor het gebruik. De lidmaatschapsaanvraag kon echter niet rekenen op brede steun in het bestuur van VNO- NCW en MKB Nederland, hetgeen voor VOI©E reden was de aanvraag in te trekken.
De VOI©E-leden Buma, Sena en Videma hebben ook in 2021 in goed overleg met de Commissie Auteursrecht van VNO-NCW / MKB Nederland (CAR) een compensatieregeling getroffen voor de sectoren die het meest te lijden hadden van de zware overheidsmaatregelen ter bestrijding van het Covid-19-virus.
Sena heeft met de CAR een akkoord bereikt over een tijdelijke toeslag op de tarieven vanwege de uitbreiding met o.a. het Amerikaanse repertoire. Sena en de CAR trekken samen op om dit gevolg van het RAAP/PPI-arrest door de Europese Commissie te laten repareren.
Voorlichting en opleiding
De wekelijkse nieuwsbrief VOI©Email was, naast de periodiek verschijnende interne nieuwsbrief Nieuws van het Lange Voorhout, ook in 2021 een door leden en externe relaties gewaardeerde nieuwsvoorziening.
De VOI©E website is in 2021 vernieuwd; met een betere indeling en uitbreiding met actuele dossiers is relevante informatie voor leden en andere bezoekers sneller vindbaar. Door de uitbreiding van het bestuursverslag in de jaarrekening wordt geen afzonderlijk secretarieel verslag meer gemaakt; voor de stand van zaken bij de belangrijkste ontwikkelingen en activiteiten kunnen belangstellenden de website raadplegen.
De VOI©E-leden dragen zorg voor de financiering en het bureau is belast met de uitvoering van voorlichtingsactiviteiten die onder auspiciën van de Federatie Auteursrechtbelangen plaatsvinden. Voorlichting is ook een statutaire hoofdtaak van VOI©E. Belangrijk onderdeel is het onderwijsprogramma dat samen met onder meer KlasseTV en Nieuwsbegrip verder wordt uitgebouwd. In 2021 is na een jaar stilstand vanwege de Covid-19 maatregelen weer nieuw lesmateriaal ontwikkeld. In juli 2021 heeft EUIPO een subsidie van € 60.000 toegekend voor de ontwikkeling van een campagne om met behulp van twee bekende influencers via social media het onderwijspakket verder onder de aandacht te brengen. Deze campagne is in het voorjaar van 2022 uitgevoerd en een groot succes gebleken.
Naast de jaarlijkse cursus auteursrecht in de praktijk, in 2021 aan liefst drie groepen gegeven, heeft VOI©E in het verslagjaar in samenwerking met crmLiNK.een basiscursus good governance ontwikkeld voor (potentiële) leden van toezichthoudende organen bij de CBO’s. Begin 2022 zijn de eerste groepen cursisten gestart.
Steunfonds Rechtensector
De Federatie Auteursrechtbelangen heeft in 2020 het Steunfonds Rechtensector opgericht om de totstandbrenging van (nieuwe) werken in de door de coronamaatregelen zwaar getroffen creatieve sector te stimuleren. De aan het steunfonds deelnemende VOI©E-leden (Buma, Sena, Lira, Vevam, Pictoright en Norma) hadden hiervoor 5 miljoen euro beschikbaar gesteld; dit bedrag is door de minister van OCW verdubbeld naar 10 miljoen euro. De organisatie van het steunfonds verloopt via VOI©E. De doeltreffendheid van de door de CBO’s uitgevoerde projecten, waardoor bijdragen aan nieuwe culturele producten rechtstreeks bij de makers terecht komen, was aanleiding voor de minister van OCW om in 2021 extra steun van 10 miljoen euro aan het Steunfonds Rechtensector toe te zeggen. De verdeling van deze gelden onder de deelnemende CBO’s is conform een voorstel van de voorzitters – bij gebrek aan een voorstel dat op meer draagvlak had kunnen rekenen – bij meerderheidsbesluit bepaald; twee CBO’s hebben tegen gestemd. Deze gang van zaken is aanleiding geweest voor een evaluatie van de wijze van besluitvorming.
Financiën
De VOI©E-contributie bedroeg in 2021 € 422.600, een forse daling ten opzichte van het voorgaande jaar. Vanwege de beëindiging van het benchmarkproject was voor deze tijdelijke verlaging voldoende ruimte in de reserve.
De bijdrage collectieve bestedingen 2021, die op basis van de incasso- en verdelingssystematiek via de VOI©E-contributieregeling wordt verdeeld, bedroeg € 1.044.000. Dat was lager dan in 2020 als gevolg van een lagere bijdrage aan stichting BREIN, mogelijk vanwege het opgebouwde eigen vermogen van stichting BREIN.
De totale bijdrage aan VOI©E in 2021 bedroeg € 1.466.600, een reductie van 25% ten opzichte van 2020.
De stand van de reserve per 31 december 2021 bedraagt € 148.865, waarmee de continuïteitsreserve weer op peil is.
De VOI©E-contributie voor 2022 is € 503.000. De bijdrage collectieve bestedingen bedraagt € 1.287.441. De totale bijdrage aan VOI©E in 2022 komt daarmee op € 1.790.441.
Vooruitblik 2022
Aan de hand van de grootste continue baten en lasten wordt via een verkorte begroting een vooruitblik op 2022 gegeven.
Eind 2018 hebben de Federatie Auteursrechtbelangen en VOI©E besloten alle collectieve activiteiten, inclusief bureaukosten Federatie, voor vijf jaar (2019 – 2023) te financieren via de contributieregeling van VOI©E. Verder gaat het hier om de bijdragen aan Platform Makers en stichting BREIN, het communicatieplan van de Federatie en de Geschillencommissie Auteurscontractenrecht op basis van jaarlijks goed te keuren begrotingen voor deze collectieve bestedingen. Eind 2022 zal op basis van een evaluatie besloten worden of deze regeling voor onbepaalde tijd kan worden voortgezet.