Verslag van het VOI©E bestuur - 2020

De vereniging draagt de naam: VOI©E – Vereniging van Organisaties die Intellectueel eigendom Collectief Exploiteren.

VOI©E stelt zich ten doel het begrip in de samenleving voor de collectieve uitoefening van het auteursrecht, daaronder begrepen de naburige rechten, te vergroten en te versterken. Samen met Stichting Federatie Auteursrechtbelangen, organisatie voor auteursrecht en naburige rechten (hierna: “Federatie Auteursrechtbelangen”) bevordert zij de samenwerking met organisaties van makers, uitvoerende kunstenaars, uitgevers en producenten die deel uitmaken van beide organisaties. VOI©E financiert de activiteiten van de in Den Haag gevestigde Federatie Auteursrechtbelangen.

De leden van VOI©E hanteren de Governance Code CBO’s die met ingang van 1 januari 2021 in werking is getreden, maar deze is niet goed toepasbaar op VOI©E als branchevereniging omdat VOI©E geen CBO is. Dat geldt ook voor de Governance Code Cultuur omdat VOI©E geen culturele instelling is, maar de principes van deze code dienen wel als leidraad voor de navolgende verantwoording van de governance door de vereniging.

Leden kunnen uitsluitend CBO’s zijn die werkzaam zijn in Nederland, die het CBO-Keurmerk voor hun activiteiten mogen voeren en die door de vereniging als zodanig zijn aanvaard.

De leden worden – op bindende voordracht van de leden - in het Algemeen Bestuur vertegenwoordigd op het hoogste uitvoerend niveau en in de Algemene vergadering door de voorzitters van het orgaan met de toezichthoudende functie, in geval van Vereniging Buma en Stichting Stemra door de voorzitter van de Raad van Bestuur. Ten minste eenmaal per jaar komen de voorzitters van de organen met de toezichthoudende functie bijeen zonder bijzijn van de leidinggevenden van de CBO’s.

Het functioneren van bestuur en algemene vergadering en de rol van de voorzitters van de organen met de toezichthoudende functie, mede in relatie tot de Federatie Auteursrechtbelangen, worden regelmatig, zo ook in het verslagjaar, geëvalueerd.

De algemene vergadering benoemt de onafhankelijke voorzitter van de vereniging. Sinds 1 januari 2019 wordt die functie bekleed door de heer F. Teeven.

Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging. Het bestuur zorgt voor de uitvoering van de besluiten die in de algemene vergadering zijn genomen en draagt zorg voor de nakoming van de statuten, het huishoudelijk reglement en andere reglementen, de CBO-Keurmerkcriteria, en/of besluiten en/of overeenkomsten.

Voorzitter, vicevoorzitter en penningmeester besluiten over alle zaken betreffende de dagelijkse leiding van het VOI©E-bureau. Zij dragen ook zorg voor periodieke evaluatie van het functioneren van de directeur.

De onafhankelijke voorzitter waakt voor belangenverstrengeling, bovendien worden wezenlijke besluiten op grond van de statuten door de algemene vergadering genomen met gekwalificeerde meerderheid.

In het verslagjaar is naar het oordeel van de voorzitter geen sprake geweest van (vermeende) ongewenste belangenverstrengeling en heeft de directie naar behoren gefunctioneerd.

De directeur geeft leiding aan het stafbureau en draagt verantwoordelijkheid voor de dagelijkse gang van zaken. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor de voorbereiding en/of uitvoering van bestuursbesluiten. In het verslagjaar waren twee werknemers, waaronder de directeur, in dienst. Het stafbureau verzorgt ook de ondersteunende activiteiten voor de Federatie Auteursrechtbelangen en heeft mede daartoe een overeenkomst van opdracht met de algemeen secretaris van de Federatie Auteursrechtbelangen.

De directeur heeft een beperkte volmacht tot het afsluiten van verbintenissen en het doen van betalingen tot € 10.000, met dien verstande dat voor betalingen aan de directeur zelf en voor betalingen die niet voorzien zijn in de begroting voorafgaande toestemming nodig is van de voorzitter, vicevoorzitter of (doorgaans) de penningmeester. Betalingen verlopen via een autorisatieprocedure via de financiële administratie die is uitbesteed aan Buma/Stemra.

Het bestuur gaat zorgvuldig en verantwoord om met de mensen en de middelen van de vereniging. Het bestuur houdt in het kader van risicobeheer een reserve aan om de continuïteit van de vereniging te waarborgen bij onverwachte tegenvallers.

Voornaamste risico voor de vereniging is het behoud van de financierende leden. Opzegging door een lid kan slechts plaatsvinden tegen het einde van het kalenderjaar, zulks met inachtneming van een termijn van ten minste drie maanden.

De contributie voor het volgende kalenderjaar wordt door de Algemene Ledenvergadering in de najaarsvergadering van het lopende kalenderjaar bepaald op basis van een goedgekeurde begroting. Daarmee is het risico beperkt.

Het VOI©E-bestuur kiest daarbij voor een continuïteitsreserve van 25% van de vaste lasten en heeft in het huishoudelijk reglement de bepaling opgenomen dat in geval van beëindiging van activiteiten de leden gezamenlijk voor de afwikkeling zullen zorgen.

Wat betreft de interne beheersing zijn ter waarborging van de continuïteit, naast beschrijvingen van het office management en IT-infrastructuur, procesbeschrijvingen beschikbaar voor inkopen, betalingsverkeer, salarisadministratie en inkomsten.

In 2020 kwam het Algemeen Bestuur van VOI©E viermaal bijeen. Daarvan werd drie keer gecombineerd vergaderd met de algemene vergadering. De jaarlijkse algemene vergadering waarin de leden uitsluitend door de voorzitters worden vertegenwoordigd, is in het verslagjaar omgezet in een bijzondere algemene vergadering waarbij ook het algemeen bestuur aanwezig was in verband met de besluitvorming over de voortgang van het benchmarkproject. Als gevolg van de Covid-19 maatregelen waren alle vergaderingen online.

CBO’s verkrijgen het CBO-keurmerk als ze aan strikte voorwaarden voldoen na een onafhankelijke jaarlijkse toetsing en een bindend besluit door het Keurmerkinstituut. In 2020 waren alle VOI©E-leden gerechtigd het certificaat te voeren.

De Keurmerkcriteria komen tot stand op advies van de Commissie van Belanghebbenden (bestaande uit vertegenwoordigers van rechthebbenden, CBO’s en bedrijfsleven). Ook het College van Toezicht collectief beheer Auteursrecht en naburige rechten (CvTA) heeft een adviserende rol en is toehoorder bij bijeenkomsten van de Commissie van Belanghebbenden. De auditrapporten van het Keurmerkinstituut maken deel uit van het toezichtinstrumentarium van het CvTA.

In het verslagjaar is door een uit bestuurders en interne toezichthouders samengestelde commissie Bestuur & Verantwoording verder gewerkt aan de evaluatie van de toetsing van zowel wettelijke als Keurmerkvereisten door resp. CvTA, Keurmerk-auditor of accountant. De commissie brengt advies uit aan de algemene ledenvergadering over een efficiëntere toetsingspraktijk waarmee administratieve lasten kunnen worden beperkt.

Het eerste product is de nieuwe Governance Code CBO’s die op 7 december 2020 door de algemene vergadering is vastgesteld en per 1 januari 2021 in werking is getreden. Deze Code vervangt de Richtlijnen Goed Bestuur en Integriteit uit 2011. Het streven is per 1 januari 2022 een herzien CBO-Keurmerk in te voeren. Doelstelling is geen dubbelingen in controle en dus efficiënter intern en extern toezicht.

In 2020 was er regelmatig overleg met het ministerie van Justitie en Veiligheid en met de Tweede Kamer over het wetsvoorstel tot aanpassing van de Wet Toezicht collectief beheer. Met ingang van 1 januari 2021 is de wet aangepast, waarmee enerzijds het toezicht op CBO’s is aangescherpt, maar anderzijds ook ruimte wordt geboden voor verlicht toezicht bij gebleken goede naleving van de wet. Het toezicht op tarieven, algemene voorwaarden en contracten met representatieve organisaties is verduidelijkt en sluit beter aan op de praktijk.

De aangepaste wet voorziet in medefinanciering van het toezicht (50%) door de onder toezicht gestelde CBO’s met ingang van 2021.

Het besluit inzake de betrouwbaarheids- en geschiktheidstoets voor bestuur en toezichthouders van Buma/Stemra en Sena zal in de loop van 2021 van kracht worden.

Met het CvTA is in het verslagjaar overleg gevoerd over meer efficiency en verlichting van het toezicht in relatie tot zelfregulering en over een alternatief voor de wettelijke kostennormering.

VOI©E nam ook in 2020, samen met de andere platforms van de Federatie Auteursrechtbelangen, deel aan het kwartaaloverleg met de bij auteursrecht en naburige rechten betrokken beleidsambtenaren van de ministeries van V&J, EZK en OCW. Belangrijke gespreksonderwerpen waren de implementatie van de Europese Richtlijn auteursrecht in de eengemaakte digitale markt, die per 7 juni 2021 is verankerd in Nederlandse wetgeving, de richtlijn online omroepdiensten die ook uiterlijk 7 juni 2021 in wetgeving moet zijn omgezet en de evaluatie van het auteurscontractenrecht.

Door goede procedures en kwaliteitsverbeteringen is het aantal klachten bij CBO’s zeer gering. In de tien jaar dat de Geschillencommissie Auteursrechten bestaat zijn er slechts drie uitspraken geweest, de laatste aan het begin van het verslagjaar. Tweemaal heeft de Geschillencommissie op verzoek van de rechter een deskundigenbericht opgesteld ten behoeve van een zaak over de billijkheid van de hoogte van een vergoeding.

Een evaluatie van de Geschillencommissie Auteursrechten Zakelijk is in gang gezet naar aanleiding van een voorgenomen aanwijzingsbesluit van deze geschillencommissie voor geschillen tussen Buma en online muziekaanbieders.

VOI©E heeft in het verslagjaar overleg gevoerd met VNO-NCW over een eventueel lidmaatschap van de auteursrechtsector. Doelstelling is dat het bedrijfsleven de sector erkent als ondernemende sector en haar beleid ten aanzien van auteursrecht niet beperkt tot de vergoedingen die door ondernemers aan CBO’s moeten worden betaald voor het gebruik.

Binnen de Commissie Auteursrecht (CAR) is overleg gevoerd over het verstrekken van persoonsgegevens in lijn met de AVG en over nieuw onderzoek dat stichting Reprorecht uitvoert naar het relevant kopieergedrag in het bedrijfsleven.

De VOI©E-leden Buma, Sena en Videma hebben in 2020 in goed overleg met de CAR een compensatieregeling getroffen voor de sectoren die het meest te lijden hadden van de zware overheidsmaatregelen ter bestrijding van het Covid-19-virus.

De wekelijkse nieuwsbrief VOI©Email was, naast de periodiek verschijnende interne nieuwsbrief Nieuws van het Lange Voorhout, ook in 2020 een door leden en externe relaties gewaardeerde nieuwsvoorziening.

De VOI©E-leden dragen zorg voor de financiering en het bureau is belast met de uitvoering van voorlichtingsactiviteiten die onder auspiciën van de Federatie Auteursrechtbelangen plaatsvinden. Voorlichting is ook een statutaire hoofdtaak van VOI©E. Belangrijk onderdeel is het onderwijsprogramma dat samen met onder meer KlasseTV en Nieuwsbegrip verder wordt uitgebouwd. Omdat de scholen vanwege de coronamaatregelen lange tijd gesloten zijn geweest en deels overgingen op online lesgeven, is de ontwikkeling van het voor 2020 geplande nieuwe lesmateriaal aangehouden. In plaats daarvan is het bestaande materiaal meer geschikt gemaakt voor online lessen en zelfstandig werken. In november 2020 is een nieuwe educatieve game gelanceerd die is ontwikkeld in samenwerking met Flavour. Het ministerie van OCW heeft hiervoor in het kader van de Arbeidsmarktagenda een subsidie van € 70.000 toegekend.

BREIN heeft in dit kader na bemiddeling van de Federatie een subsidie van € 71.000 gekregen voor een project communicatie- en effectonderzoek van gerichte voorlichting aan illegale uploaders, dat op 15 december 2020 van start is gegaan.

De Federatie Auteursrechtbelangen heeft in 2020 het Steunfonds Rechtensector opgericht om de totstandbrenging van (nieuwe) werken in de door de coronamaatregelen zwaar getroffen creatieve sector te stimuleren. De aan het steunfonds deelnemende VOI©E-leden (Buma, Sena, Lira, Vevam, Pictoright en Norma) hebben hiervoor 5 miljoen euro beschikbaar gesteld; dit bedrag is door de minister van OCW verdubbeld naar 10 miljoen euro. De organisatie van het steunfonds verloopt via VOI©E. De doeltreffendheid van de door de CBO’s uitgevoerde projecten, waardoor bijdragen aan nieuwe culturele producten rechtstreeks bij de makers terecht komen, was aanleiding voor de minister van OCW om in 2021 extra steun van 10 miljoen euro aan het Steunfonds Rechtensector toe te zeggen.

De Bronzen Krokus wordt ter gelegenheid van een afscheid of jubileum door VOI©E uitgereikt aan personen die van grote betekenis zijn geweest voor de collectieve belangenbehartiging op het terrein van auteursrecht en/of naburige rechten. Op 3 februari 2020 ontving Willem Wanrooij, ter gelegenheid van het 35-jarig jubileum van stichting Auteursrechtbelangen, de Bronzen Krokus uit handen van minister Dekker voor zijn grote verdienste voor het belang van rechthebbenden bij het auteursrecht en de naburige rechten.

De VOI©E-contributie bedroeg in 2020 € 728.785, een forse stijging ten opzichte van het voorgaande jaar vanwege de verwachte kosten voor het benchmarkproject en het aanvullen van de reserve ten behoeve van de continuïteit.

De bijdrage collectieve bestedingen 2020, die op basis van de incasso- en verdelingssystematiek via de VOI©E-contributieregeling wordt verdeeld, bedroeg € 1.242.590, lager dan in 2019 als gevolg van een lagere bijdrage aan stichting BREIN vanwege het opgebouwde eigen vermogen van stichting BREIN. De totale bijdrage aan VOI©E in 2020 bedroeg € 1.971.375.

De stand van de reserve per 31 december 2020 was € 215.175, fors boven de continuïteitsreserve vanwege een veel lagere besteding van kosten aan het benchmarkproject dan voorzien.

De VOI©E-contributie voor 2021 kon vanwege de opgebouwde reserve worden verlaagd tot € 422.600. Ook de bijdrage collectieve bestedingen, € 1.044.000, is lager dan voorgaande jaren omdat stichting BREIN in het verslagjaar een aanzienlijk bedrag aan proceskosten terug kreeg na de gewonnen baanbrekende procedure tegen Ziggo en XS4all. De totale bijdrage aan VOI©E in 2021 komt daarmee op € 1.466.600.

Aan de hand van de grootste continue baten en lasten wordt via een verkorte begroting een vooruitblik op 2021 gegeven.

Eind 2018 hebben de Federatie Auteursrechtbelangen en VOI©E besloten alle collectieve activiteiten, inclusief bureaukosten Federatie, voor vijf jaar (2019 – 2023) te financieren via de contributieregeling van VOI©E. Verder gaat het hier om de bijdragen aan Platform Makers en stichting BREIN, het communicatieplan van de Federatie en de Geschillencommissie Auteurscontractenrecht op basis van jaarlijks goed te keuren begrotingen voor deze collectieve bestedingen. In 2023 of zoveel eerder als gewenst zal op basis van een evaluatie besloten worden of deze regeling voor onbepaalde tijd kan worden voortgezet.

In 2021 zullen ook de VOI©E-leden, met name de rechthebbenden van wie zij de rechten beheren, de gevolgen ondervinden van de maatregelen die moeten worden genomen vanwege de Corona-crisis. Naar verwachting heeft deze crisis, mede vanwege de contributiesystematiek, geen impact op de begroting en continuïteit van de vereniging in 2021.