Doelstelling VOI©E
De vereniging draagt de naam: VOI©E – Vereniging van Organisaties die Intellectueel eigendom Collectief Exploiteren.
VOI©E stelt zich ten doel het begrip in de samenleving voor de collectieve uitoefening van het auteursrecht, daaronder begrepen de naburige rechten, te vergroten en te versterken. Samen met Stichting Federatie Auteursrechtbelangen, organisatie voor auteursrecht en naburige rechten (hierna: “Federatie Auteursrechtbelangen”) bevordert zij de samenwerking met organisaties van makers, uitvoerende kunstenaars, uitgevers en producenten die deel uitmaken van beide organisaties.
VOI©E financiert de activiteiten van de in Den Haag gevestigde Federatie Auteursrechtbelangen.
Goed bestuur
De leden van VOI©E hanteren de Governance Code CBO’s, maar deze is niet goed toepasbaar op VOI©E als branchevereniging omdat VOI©E geen CBO is. Dat geldt ook voor de Governance Code Cultuur omdat VOI©E geen culturele instelling is, maar de principes van deze code dienen wel als leidraad voor de navolgende verantwoording van de governance door de vereniging.
Leden kunnen uitsluitend CBO’s zijn die naar het oordeel van het College van Toezicht Auteursrechten aan de wettelijke definitie van collectieve beheersorganisatie voldoen. De leden worden – op bindende voordracht van de leden – in het Algemeen Bestuur vertegenwoordigd op het hoogste uitvoerend niveau en in de Algemene vergadering door de voorzitters van het orgaan met de toezichthoudende functie, in geval van Vereniging Buma en Stichting Stemra door de voorzitter van de Raad van Bestuur.
Ten minste eenmaal per jaar komen de voorzitters van de organen met de toezichthoudende functie bijeen zonder bijzijn van de leidinggevenden van de CBO’s. Het functioneren van bestuur en Algemene vergadering en de rol van de voorzitters van de organen met de toezichthoudende functie, mede in relatie tot de Federatie Auteursrechtbelangen, worden regelmatig geëvalueerd.
De Algemene vergadering benoemt de onafhankelijke voorzitter van de vereniging. Sinds 1 januari 2019 wordt die functie bekleed door de heer F. Teeven. De heer Teeven is door de Algemene ledenvergadering op 15 juni 2021 herbenoemd voor een termijn van drie jaar, tot 1 januari 2025.
Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging. Het bestuur zorgt voor de uitvoering van de besluiten die in de Algemene vergadering zijn genomen en draagt zorg voor de nakoming van de statuten, het huishoudelijk reglement en andere reglementen, de CBO-Keurmerkcriteria, en/of besluiten en/of overeenkomsten.
Voorzitter, vicevoorzitter en penningmeester besluiten over alle zaken betreffende de dagelijkse leiding van het VOI©E-bureau. Zij dragen ook zorg voor periodieke evaluatie van het functioneren van de directeur.
De onafhankelijke voorzitter waakt voor belangenverstrengeling, bovendien worden wezenlijke besluiten op grond van de statuten door de Algemene vergadering genomen met gekwalificeerde meerderheid.
In het verslagjaar is naar het oordeel van de voorzitter geen sprake geweest van (vermeende) ongewenste belangenverstrengeling en heeft de directie naar behoren gefunctioneerd.
De directeur geeft leiding aan het stafbureau en draagt verantwoordelijkheid voor de dagelijkse gang van zaken. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor de voorbereiding en/of uitvoering van bestuursbesluiten.
In het verslagjaar waren twee werknemers, waaronder de directeur, in dienst. Het stafbureau verzorgt ook de ondersteunende activiteiten voor de Federatie Auteursrechtbelangen en VOI©E heeft mede daartoe een overeenkomst van opdracht met de algemeen secretaris van de Federatie Auteursrechtbelangen. Op gezamenlijk initiatief van stichting Platform Makers en stichting Platform Creatieve Media Industrie is de samenwerking met VOI©E binnen de Federatie Auteursrechtbelangen en de governance van deze organisaties in het verslagjaar geëvalueerd, waaronder de positie van de directeur. Dit heeft in het verslagjaar nog niet tot een afgeronde conclusie geleid. De discussie hierover wordt voortgezet in 2024.
Het bestuur gaat zorgvuldig en verantwoord om met de mensen en de middelen van de vereniging.
Risicoanalyse
Het bestuur houdt in het kader van risicobeheer een reserve aan om de continuïteit van de vereniging te waarborgen bij onverwachte tegenvallers.
De risico’s voor de vereniging en zijn leden zijn beperkt en als volgt in kaart gebracht. De baten van de vereniging bestaan uitsluitend uit de contributiebijdragen van de leden. Het grootste risico voor de vereniging is dan ook opzegging. Opzegging van een van de twee grootste leden (samen 52% van de baten) zal waarschijnlijk leiden tot opheffing van de vereniging, maar dat zal ook gelden indien een aantal kleinere leden zou opzeggen.
Opzegging door een lid kan plaatsvinden tegen het einde van het kalenderjaar, zulks met inachtneming van een termijn van ten minste drie maanden. Indien dit leidt tot opheffing van de vereniging zal een groot deel van de vaste lasten (meer dan 70% zijn personeelslasten) nog een kalenderjaar doorlopen (maximale risico tussen de € 250.000 en € 300.000). Het VOI©E-bestuur heeft gekozen voor een beperkte continuïteitsreserve van 25% van de vaste lasten (circa € 130.000) en heeft in het huishoudelijk reglement de bepaling opgenomen dat in geval van beëindiging van activiteiten de leden gezamenlijk voor de afwikkeling zullen zorgen.
Dat is ook besloten voor het risico dat langdurig verzuim kan optreden. VOI©E is eigen risicodrager. Het is denkbaar dat VOI©E in een voorkomend geval iemand moet gaan inhuren als opvang vanuit het bureau of via het ‘lenen’ van menskracht van leden niet mogelijk is, maar dan zullen de leden zorgen voor de financiële ruimte als het eigen vermogen niet toereikend mocht zijn.
Wat de uitgaven betreft, werkt de vereniging met een jaarlijkse kostendekkende begroting. De directeur heeft een beperkte volmacht tot het afsluiten van verbintenissen en het doen van betalingen tot € 10.000, met dien verstande dat voor betalingen aan de directeur zelf en voor betalingen die niet voorzien zijn in de begroting voorafgaande toestemming nodig is van de voorzitter, vicevoorzitter of (doorgaans) de penningmeester. Betalingen verlopen via een autorisatieprocedure via de financiële administratie die is uitbesteed aan BumaStemra.
Binnen de begroting is € 10.000 gebudgetteerd voor onvoorziene uitgaven. Daarnaast biedt de aangehouden continuïteitsreserve voldoende middelen om tussentijdse besluiten tot het maken van ten tijde van de vaststelling van de begroting onvoorziene uitgaven gedurende het jaar te kunnen opvangen.
Wat betreft de interne beheersing zijn ter waarborging van de continuïteit, naast beschrijvingen van het office management en IT-infrastructuur, procesbeschrijvingen beschikbaar voor inkopen, betalingsverkeer, salarisadministratie en inkomsten.
De contributie voor het volgende kalenderjaar wordt door de Algemene Ledenvergadering in de najaarsvergadering van het lopende kalenderjaar bepaald op basis van een goedgekeurde begroting.
Naast de VOI©E-lasten, worden via de contributieregeling ook de zogenaamde collectieve bestedingen gefinancierd, die onder auspiciën van de Federatie Auteursrechtbelangen staan. Tot en met 2023 betrof dit de voorlichting en collectieve handhaving. In de najaarsvergadering van 2023 hebben de leden besloten tot een alternatieve contributieregeling met ingang van 2024, waarbij alleen het budget voor de voorlichting en de Geschillencommissie auteurscontractenrecht nog via de VOI©E- contributie loopt. De financiering van de collectieve handhaving door BREIN en van Platform Makers maken in 2024 geen deel meer uit van de begroting en jaarrekening van VOI©E. Hiervoor worden vanaf 2024 op instigatie van de Federatie individuele afspraken gemaakt met de CBO’s, met een coördinerende rol van VOI©E. Deze wijzigingen hebben geleid tot een aanpassing van het huishoudelijk reglement.
Bestuursvergaderingen en Algemene vergaderingen
In 2023 kwam het Algemeen Bestuur van VOI©E viermaal bijeen. Daarvan werd twee keer gecombineerd vergaderd met de Algemene vergadering. De jaarlijkse Algemene vergadering waarin de leden uitsluitend door de voorzitters worden vertegenwoordigd heeft in het verslagjaar geen doorgang gevonden omdat daarvoor in de plaats een miniconferentie met een breder uitnodigingsbeleid zou worden gehouden over de toekomst van de organisatie van collectieve belangenbehartiging en handhaving. Deze miniconferentie is door omstandigheden verplaatst naar voorjaar 2024.
CBO-Keurmerk en Governance code
Met ingang van 2023 zijn de VOI©E-leden gestopt met het CBO-Keurmerk omdat het CvTA voor het keurmerk geen rol zag in zijn beleids- en toetsingskader.
Tot en met 2022 verkregen CBO’s het CBO-keurmerk als ze aan strikte voorwaarden voldeden na een onafhankelijke jaarlijkse toetsing en een bindend besluit door het Keurmerkinstituut. De laatste certificeringen voor het keurmerk in 2022 zijn nog tot najaar 2023 geldig gebleven. De Keurmerkcriteria en bijpassend normenkader zijn behouden voor de interne controle. Met de Commissie Auteursrecht van VNO-NCW en MKB-Nederland (CAR) worden afspraken gemaakt met Buma, Sena, Videma en Reprorecht om te rapporteren over de naleving van de normen die het betalende bedrijfsleven aangaan en de resultaten jaarlijks te bespreken.
Sinds 2021 onderschrijven de leden de VOI©E Governance Code CBO’s.
Wet- en regelgeving
VOI©E nam ook in 2023, samen met de andere platforms van de Federatie Auteursrechtbelangen, deel aan het kwartaaloverleg met de bij auteursrecht en naburige rechten betrokken beleidsambtenaren van de ministeries van J&V, EZK en OCW. Belangrijke gespreksonderwerpen waren de evaluatie van het auteurscontractenrecht, in het bijzonder het filmcontractenrecht, de reparatie van het RAAP-PPI arrest in het belang van naburig rechthebbenden, de implementatie van de Digital Services Act, de invulling van artikel 17 auteursrechtrichtlijn en de evaluatie van de richtlijn collectief beheer.
Relatie met het College van Toezicht Auteursrechten (CvTA)
Met het CvTA is in het verslagjaar overleg gevoerd over meer efficiency en verlichting van het toezicht in relatie tot zelfregulering. Voorts is overleg gevoerd over het begrotingsbeleid van het CvTA.
In het verslagjaar heeft VOI©E verder gewerkt aan het meer inzichtelijk maken van de belangrijkste collectieve geldstromen. Eind 2023 was het project zo goed als afgerond; begin 2024 kon het worden gelanceerd. Zowel het CvTA als de leden hebben positief geoordeeld over het resultaat. Per geldstroom kan worden gevolgd hoeveel is geïncasseerd, welke kosten zijn gemaakt, of en hoeveel geld wordt besteed voor het algemeen belang van de betreffende groep rechthebbenden, hoeveel wordt verdeeld via buitenlandse cbo’s en welk aandeel rechtstreeks door de Nederlandse cbo’s wordt uitgekeerd aan welke rechthebbenden.
Geschillencommissie Auteursrechten
Door goede procedures en kwaliteitsverbeteringen is het aantal klachten bij CBO’s zeer gering. In 2023 zijn geen geschillen in behandeling genomen.
In de dertien jaar dat de Geschillencommissie Auteursrechten bestaat voor de toetsing van de toepassing en billijkheid van tarieven zijn er slechts drie uitspraken gedaan.
Tweemaal heeft de Geschillencommissie op verzoek van de rechter een deskundigenbericht opgesteld ten behoeve van een zaak over de billijkheid van de hoogte van een vergoeding.
Relatie bedrijfsleven
VOI©E is met VNO-NCW / MKB-Nederland een geactualiseerde en met vier jaar verlengde vergoedingsregeling voor diensten van brancheorganisaties overeengekomen (tot en met 31 december 2026). Voorts wordt met het bedrijfsleven overlegd over afspraken met en voor de markt als alternatief voor het CBO-Keurmerk.
Sena heeft in 2022 met de Commissie Auteursrecht van VNO-NCW / MKB Nederland (CAR) een akkoord bereikt over een tijdelijke toeslag op de tarieven vanwege de uitbreiding met o.a. het Amerikaanse repertoire. Sena en de CAR trekken samen op om dit gevolg van het RAAP/PPI-arrest door de Europese Commissie te laten repareren.
Voorlichting en opleiding
De wekelijkse nieuwsbrief VOI©Email was, naast de periodiek verschijnende interne nieuwsbrief Nieuws van het Lange Voorhout, ook in 2023 een door leden en externe relaties gewaardeerde nieuwsvoorziening.
De VOI©E-leden dragen zorg voor de financiering en het bureau is belast met de uitvoering van voorlichtingsactiviteiten die onder auspiciën van de Federatie Auteursrechtbelangen plaatsvinden.
Voorlichting is ook een statutaire hoofdtaak van VOI©E. Belangrijk onderdeel is het onderwijsprogramma dat samen met onder meer KlasseTV en Nieuwsbegrip verder is uitgebouwd. Omdat KlasseTV haar activiteiten gaat beëindigen is in het verslagjaar gezocht naar een alternatief platform voor het onderwijsmateriaal en is een nieuwe samenwerking aangegaan met onderwijsplatform Podium. Voor de noodzakelijke transitie is eenmalig extra budget uitgetrokken.
Naast de jaarlijkse cursus auteursrecht in de praktijk en een bijeenkomst over de organisatie van de rechtensector en lobby, heeft VOI©E in samenwerking met crmLiNK een basiscursus good governance ontwikkeld voor (potentiële) leden van toezichthoudende organen bij de CBO’s. Inmiddels zijn vijf groepen cursisten gecertificeerd, waarvan twee in 2023.
Steunfonds Rechtensector
De Federatie Auteursrechtbelangen heeft in 2020 het Steunfonds Rechtensector opgericht om makers te steunen door de totstandbrenging van (nieuwe) werken in de door de coronamaatregelen zwaar getroffen creatieve sector te stimuleren. De aan het steunfonds deelnemende CBO’s (Buma, Sena, Lira, Vevam, Pictoright en Norma) hadden hiervoor €5.000.000 beschikbaar gesteld. Dit bedrag is door de minister van OCW verdubbeld naar €10.000.000. De organisatie van het steunfonds verloopt via VOI©E. De doeltreffendheid van de door de CBO’s uitgevoerde projecten was aanleiding voor de minister van OCW om in 2021 extra steun van €10.000.000 aan het Steunfonds Rechtensector toe te zeggen. In april 2022 is opnieuw een bedrag van €10.000.000 door OCW ter beschikking gesteld aan het steunfonds.
Alle gesteunde projecten zijn inmiddels uitgevoerd. In het verslagjaar zijn de verantwoordingen van Fase I en Fase II afgerond. De verantwoording van Fase III vindt plaats in het eerste kwartaal van 2024.
In de zomer van 2023 hebben de bij het steunfonds betrokken leden een bidbook uitgebracht aan OCW met projecten die zich voor structurele steun lenen. Een besluit over nieuw beleid kan niet worden genomen door een demissionaire staatssecretaris van OCW en dat wacht dus op een nieuw kabinet.
Financiën
De VOI©E-contributie bedroeg in 2023 € 500.000. De bijdrage collectieve bestedingen 2023, die op basis van de incasso- en verdelingssystematiek via de VOI©E- contributieregeling wordt verdeeld, bedroeg € 1.370.000. De totale bijdrage aan VOI©E in 2023 kwam daarmee op € 1.870.000.
De stand van de reserve per 31 december 2023 bedraagt € 144.698.
Vooruitblik 2024
Aan de hand van de grootste continue baten en lasten wordt via een verkorte begroting een vooruitblik op 2024 gegeven.
Van 2019 tot en met 2023 zijn op basis van een vijfjaars afspraak tussen de Federatie Auteursrechtbelangen en VOI©E alle collectieve activiteiten, inclusief bureaukosten Federatie, gefinancierd via de contributieregeling van VOI©E. Eind 2023 hebben de leden besloten dat met ingang van 2024 alleen nog het communicatieplan van de Federatie en de Geschillencommissie Auteurscontractenrecht op basis van jaarlijks goed te keuren begrotingen via de VOI©E-contributieregeling worden gefinancierd. De bijdragen aan Platform Makers en stichting BREIN worden in 2024 door genoemde organisaties zelf aan de desbetreffende cbo’s in rekening gebracht, met alleen een coördinerende taak voor VOI©E. In de ledenvergadering van 11 december is tevens besloten met ingang van 2024 de minimum contributiebijdrage te verlagen tot 0,5% van het jaarbudget.
Het VOI©E-budget is vanwege gestegen kosten met 4% verhoogd tot € 520.000.
Het budget voor het communicatieplan is structureel verhoogd met 20% naar € 60.000. De reserve voor de Geschillencommissie Auteurscontractenrecht was nog toereikend voor de behandeling van een aantal eventuele geschillen, waardoor het niet nodig was deze reserve voor 2024 aan te vullen. Dat komt mede omdat vanaf 2024 de vaste kosten van deze commissie voor rekening van het ministerie van OCW en JenV komen.
Hierna is een verkorte begroting voor 2024 opgenomen.